Sollen Spezifikationsdokumente mit einem Versionsverwaltungstool wie SubVersion verwaltet werden? Viele Projektteams scheuen den Aufwand der Einrichtung eines Repositorys für Aforderungsdokumente und IT-Spezifikationen.Die Argumente, die man dann hört, sind immer wieder die gleichen:
„Für Word- und Excel-Dokumente ist ein Zusammenführen von verschiedenen Versionen automatisch ohnehin nicht möglich, somit ist das Auflösen von Versionskonflikten sehr aufwändig.“ oder „Spezifikationen müssen mit Fachseiten ausgetauscht oder gemeinsam bearbeitet werden, aber denen kann man das Arbeiten mit einer Versionsverwaltung nicht zumuten.“
Solche Argumente sind Ausreden, da die Schwierigkeiten, auf die sie verweisen, existieren, egal ob man mit oder ohne Versionsverwaltung arbeitet. Oft sind diese sogar noch größer, weil man Versionskonflikte ohne Einsatz eines entsprechenden Werkzeuges zum Beispiel gar nicht bemerkt und so Änderungen anderer Benutzer überschreibt, ohne es zu wissen. Solch versehentliches Überschreiben lässt sich ohne Versionsmanagementtool auch kaum rückgängig machen.
Versionsverwaltungen können die Kommunikation mit Fachseiten auch erleichtern. Werden Auslieferungsversionen entsprechend getagt oder für Reviews im Versionsmanagementtool entsprechende Branches eingerichtet, lassen sich Prozesse viel klarer definieren. Es kann jederzeit klar nachvollzogen werden, welche Version des Dokumentes tatsächlich ausgeliefert wurde und wann Änderungen in die Dokumente eingearbeitet wurden.
Im Ergebinis wird durch den Einsatz eines Versionsmanagementtools viel Zeit gespart, Widersprüche und Unklarheiten werden vermieden, Fehlermöglichkeiten ausgeschlossen. Es gibt vieles, was dafür spricht, Versionsmanagement auch für Spezifikationsdokumente toolgestützt durchzuführen. Das gleiche gilt übrigens auch für Vertragsdokumente und Benutzer-Dokumentationen.