Wenn Sie mehr als einmal im Jahr eine Anforderungsspezifikation schreiben müssen dann werden Sie sich vielleicht auch schon einmal einen Leitfaden gewünscht haben, eine kleine Handreichung die Ihnen Tipps gibt, was am besten auf welche Weise aufzuschreiben ist, damit ein gut verständliche, möglichst eindeutige Dokumentation der Anforderungen entsteht.
In jedem Fall brauchen Sie solch einen Leitfaden, wenn verschiedene Mitarbeiter immer wieder Anforderungen aufnehmen und dokumentieren sollen. Aber wie sieht ein solcher Leitfaden aus, was sollte er enthalten und wie umfangreich sollte er sein, damit er nicht zum Leid-Faden wird, einer mächtigen Liste von Anweisungen die nur zur Freude von Bürokraten dient, die gern formale Fehler nachweisen und inhaltliche Prüfungen scheuen?
Der einfachste Leitfaden ist eine Dokumentvorlage, die die notwendigen Bestandteile der Dokumentation als Überschriften enthält und (am Besten in anderer Schriftfarbe) Hinweise dazu gibt, was in dem jeweiligen Abschnitt darzustellen ist.
Diese Vorlage wird am Besten durch ein weiteres Dokument (das auch als Kapitel 0 in den Leitfaden eingefügt sein kann) ergänzt, in dem allgemeine Hinweise zu Formulierungen, Satzbau, Schüsselwörtern enthalten sind. Während die Vorlage für jeden Dokumenttyp (Lastenheft, Pflichtenheft,…) gesondert erstellt werden muss, sind diese Hinweise dokumenttyp-unabhängig.
Ein richtiger, kompletter Leitfaden besteht außerdem aus Beispielen und Hinweisen zur Vorgehensweise bei der Erstellung der Spezifikationsteile und wird durch eine Checkliste zur Prüfung er Vollständigkeit ergänzt.
Ein Leitfaden sollte unbedingt in einer Kurzschulung erläutert werden, die Autoren sollten außerdem Gelegenheit haben, sich mit ihrem Feedback an der Weiterentwicklung zu beteiligen.
Letzter Tipp: Hüten Sie sich vor Leitfäden, die im Internet zu finden sind, die sind meist zu generisch und unspezifisch. Natürlich können Sie diese als Anregung benutzen. Am Besten, Sie schauen sich ein paar davon an und machen dann aus einigen gelungenen eigenen Spezifikationen einen eigenen Leitfaden, den Sie dann mit Ihren Experten diskutieren. natürlich können Sie auch externen Rat hinzuziehen, das versteht sich ja von selbst 😉 .