Ein zentraler Bestandteil einer jeden Kultur und ein wesentlicher Konfliktherd beim Aufeinandertreffen von unterschiedlichen Kulturen ist die Sprache. Man sagt oft, dass es zwischen Angehörigen unterschiedlicher Kulturen nicht möglich ist, eine „gemeinsame Sprache“ zu finden, und dass deshalb auch eine gemeinsame Arbeit erschwert oder fast unmöglich gemacht wird. Zur Sprache gehört dabei natürlich weit mehr als die Worte, die ausgesprochen werden, dazu gehört auch die Situation, in der gesprochen wird, das Medium, über das kommuniziert wird, die Sprechsituation, die Erscheinung oder das Auftreten der Sprechenden.
Um die Kommunikation im Projekt gelingen zu lassen, muss man sich über die Sprache zuerst verständigen. Auf der einen Seite müssen Wege gefunden werden, die Sprache, in der die Partner kommunizieren, zu schärfen, zu präzisieren. Möglichkeiten, Begriffsklärungen herbeizuführen, wurden oben bereits aufgezeigt, als der Kulturbegriff diskutiert wurde.
Partner aus unterschiedlichen Kulturen müssen sich immer darüber im Klaren sein, dass sie den Reichtum, über den ihre Sprache eigentlich verfügt, zumindest in der ersten Zeit drastisch reduzieren müssen: Begriffe, die oft mit gutem Grund vage und weit sind, müssen präzisiert und eingeschränkt werden, die Verwendung von synonymen Begriffen muss vermieden werden. Philosophen sind sich darüber einig, dass das „Sagen“ reicher ist als das „Gesagte“. Wir merken das, wenn wir einen Witz nicht verstehen, oder wenn wir im Geschrieben die Ironie oder den Humor nicht erkennen. Smileys wurden dafür erfunden und sind doch nur begrenzt hilfreiche Krücken.
Dieses „Sagen“ ist einer der innersten Bestandteile einer Kultur, es ist am wenigsten hinterfragt und am schwersten zu erklären. Deshalb muss alles, was beim „Sagen“ im „Gesagten“ mit enthalten ist, in der Kommunikation zwischen Partnern aus verschiedenen Kulturen zunächst ausgeklammert werden, und die Partner müssen sich dessen bewusst sein. Langfristig ist es natürlich gut, wenn man neben dem „Gesagten“ auch das „Sagen“ des anderen versteht – aber das ist ein langer Prozess und das Projekt ist, wenn man diesen Punkt erreicht hat, vielleicht längst vorbei.
Wenn Projektpartner unterschiedliche Muttersprachen haben, wird das Problem des Sagens und des Verstehens durch die Übersetzung radikalisiert. Die Sprache, in der gesprochen wird, ist eine radikal vereinfachte und eingeschränkte Untermenge einer wirklichen, natürlichen Sprache, und zwar unabhängig davon, ob sie die Muttersprache eines der beiden Gesprächspartner ist.