Projektdokumente – gepflegte Landschaft oder Wildnis?

Veröffentlicht von Jörg Friedrich am 26. Oktober 2010

Dass es für den Projekterfolg wichtig ist, Informationen schnell und gut strukturiert zu finden und eine konsistente Gesamtdokumentation zu haben, ist allgemein bekannt. Aber wenn man sich die Gesamtmenge der Dokumente, die zu einem Projekt im Laufe der Zeit entstehen, einmal ansieht, dann gleicht das Ganze oft eher einer wuchernden Wildnis als einer gepflegten Landschaft oder gar einem geordneten Garten.

Häufig wird zu Beginn des Projektes zwar versucht, ein paar Regeln für das Schreiben von Spezifikationen zu definieren, aber das war’s dann oft auch schon. Bald schreibt ein jeder die Dokumente, die er für notwendig hält – das gilt zwar nicht so sehr für Fachkonzepte und DV-Spezifikationen, aber ziemlich häufig schon für so zentrale Artefakte wie das Glossar oder den Geschäftsregelkatalog, ganz zu schweigen von Leitlinien, Vorgaben und Design-Hinweise, die eigentlich die regeln für das Schreiben guter Dokumente vorgeben sollten.

Eine gut gepflegte Dokumentenlandschaft hat vier Bereiche:

  1. Spezifikationsdokumente, jeweils einem bestimmten Spezifikationsschritt zugeordnet (Fachkonzept, DV-Konzept,…)
  2. Übergreifende Projektdokumente (Glossar, Konzeptionelles Datenmodell, Geschäftsregelkatalog)
  3. Leitfäden, Richtlinien und Templates für die Dokument-Erstellung, allgemein (für alle Typen gültig) oder spezifisch für einen Dokumenttyp
  4. Prozess-Definitionen (allgemein oder Dokumenttyp-Spezifisch)

Jeder dieser Bereiche wäre wenigstens einmal ein eigener Blogbeitrag zu widmen, hier nur noch ein paar Hinweise:

Spezifikationsdokumente sind projektspezifisch, übergreifende Projektdokumente können in anderen Projekten teilweise wieder verwendet werden. Leitfäden und Prozess-Definitionen werden oft in mehreren Projekten verwendet und als Unternehmensweiter Standard definiert. Sie werden meist für ein Projekt erstellt und später verallgemeinert.

In der Beschreibung der Dokumenten-Landschaft muss für jeden Dokumenttyp definiert sein, welche Projekt-Rolle Besitzer von Dokumenten des Typs ist, wer Reviews und Freigaben durchführt und wer auf welche Weise an weiteren Prozessen beteiligt ist. Die Projekt-Rollen sind in einem Projekt-Handbuch zu beschreiben – auch die Dokumenten-Landschaft kann im Projekt-Handbuch beschrieben sein.

Beziehungen zwischen den Dokumenten einer Dokumenten-Landschaft werden hergestellt, indem im Vorspann zum Dokument zwei Tabellen vorgesehen werden, die Verweise auf

  • Verwendete Standards (Leitlinien, Richtlinien, Templates, Prozess-Definitionen)
  • Referenzierte Dokumente, die als projektspezifischer Input für das Dokument verwendet wurden

enthalten.

Für jeden Dokumenttyp wird bei der Definition der Dokumenten-Landschaft festgelegt, welche Standards für welchen Dokumenttyp zu verwenden sind und auf welche Dokument-Typen als Input verwiesen werden kann.

Das sind ein paar Grundregeln, die für den Aufbau einer guten Dokumenten-Landschaft zu beachten sind. Das klingt vielleicht nach harter Arbeit ohne schnellen Erfolg. Aber auch hier gilt, was jeder Gärtner weiß: Ist die Grundordnung erst einmal hergestellt, dann fällt die Pflege leicht, und der Ertrag ist bedeutend.

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